I. Cách thức thực hiện: Công dân đăng ký  dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 bằng các thao tác sau:

B1. Công dân truy cập vào địa chỉ: egov.hanoi.gov.vn

B2. Chọn Dịch vụ công mức 4 cấp phường, xã, thị trấn (hoặc Dịch vụ công mức 4 cấp Quận, Huyện) → Chọn Tư pháp → Chọn Trích lục hộ tịch → Chọn Thủ tục trích lục mà mình cần.

B3. Công dân điền thông tin theo mẫu tờ khai điện tử và gửi hồ sơ đính kèm.

B4. Công chức kiểm tra hồ sơ: Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận; gửi phiếu hẹn trả kết quả qua thư điện tử cho công dân. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ thì gửi văn bản điện tử hướng dẫn để công dân bổ sung, hoàn thiện hoặc từ chối giải quyết.

B5. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Công chức cấp bản sao trích lục hộ tịch, thông báo hoàn thành hồ sơ cho công dân qua thư điện tử hoặc tin nhắn.

B6. Nhân viên bưu điện liên hệ với công dân để trả kết quả, thu phí và hoàn thiện hồ sơ.

Thành phần hồ sơ đính kèm

1. Bản chụp Giấy tờ tuỳ thân (chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng).

2. Bản chụp văn bản ủy quyền đã được công chứng, chứng thực (nếu ủy quyền cho người khác làm thay) hoặc văn bản ủy quyền (không cần công chứng, chứng thực) và giấy tờ chứng minh mối quan hệ (nếu ủy quyền cho ông, bà, vợ, chồng, anh, chị, em).

3. Bản chụp giấy tờ khác (nếu có).

II. Thời hạn giải quyết:

- UBND xã, phường, thị trấn hoặc UBND quận, huyện, thị xã: giải quyết ngay trong ngày nếu nhận hồ sơ trước 15 giờ; Nếu sau 15 giờ thì giải quyết vào ngày làm việc tiếp theo.

- Thời hạn chuyển kết quả theo dịch vụ bưu chính công ích:

+ Trong phạm vi thành phố Hà Nội: 01 ngày đối với cùng quận, huyện, thị xã và 02 ngày nếu khác quận, huyện, thị xã.

+ Ngoài phạm vi thành phố Hà Nội: 03 ngày đối với đô thị đặc biệt, đô thị loại I; 04 ngày đối với các địa phương còn lại;

III. Phí yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch: Thực hiện theo Thông tư 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính. Mức phí: 8.000 đ/một bản sao.

IV. Giá cước bưu chính: theo Quyết định số 1268/QĐ-BĐVN ngày 11/11/2017 của Tổng giám đốc Tổng công ty Bưu điện Việt Nam.

V. Những lưu ý khi thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 cấp bản sao trích lục hộ tịch:

- Công dân có số điện thoại di động (để tiếp nhận các thông tin về trạng thái hồ sơ qua tin nhắn SMS); có địa chỉ thư điện tử (Email) để tiếp nhận và phản hồi các thông tin yêu cầu từ cơ quan Nhà nước;

- Khai báo, cung cấp đầy đủ các thông tin nhằm thuận lợi hơn cho việc thụ lý, giải quyết hồ sơ, tránh tình trạng phải bổ sung thông tin, kéo dài thời gian giải quyết;

- Trường hợp không tìm thấy sổ hoặc sổ không có thông tin về người đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tích thì cơ quan thực hiện (UBND cấp huyện hoặc UBND cấp xã) có trách nhiệm trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

- Trường hợp từ chối thực hiện thì cơ quan có trách nhiệm trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.