I. QUY ĐỊNH CHUNG:

1

Quy trình cấp bản sao trích lục hộ tịch của cơ quan có thẩm quyền

TT

Trình tựthực hiện

Trách nhiệm thực hiện

Thời hạn thực hiện

Kết quả/sản phẩm

Ghi chú

B1

Người có yêu cầu khai thông tin đầy đủ theo mẫu tờ khai điện tử và gửi hồ sơ đính kèm.

Người yêu cầu

Tờ khai điện tử và hồ sơ đính kèm

Công chức Bộ phận TN&TKQ kiểm tra hồ sơ: Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ đúng theo quy định thì tiếp nhận; gửi phiếu hẹn trả kết quả qua thư điện tử cho công dân. Trường hợp hồ sơ còn thiếu, chưa đầy đủ, không hợp lệ thì gửi văn bản điện tử hướng dẫn để công dân bổ sung, hoàn thiện hoặc từ chối giải quyết. Văn bản hướng dẫn phải ghi đầy đủ, rõ ràng loại giấy tờ bổ sung. Trường hợp từ chối phải nêu rõ lý do

Công chức Bộ phận TN&TKQ

01 giờ kể từ thời điểm bắt đầu ca làm việc hoặc từ thời điểm hồ sơ được tiếp nhận trên hệ thống (trong trường hợp

Phiếu hẹn điện tử hoặc văn bản từ chối, văn bản hướng dẫn bổ sung hồ sơ

Thực hiện lệnh chuyển hồ sơ trên hệ thống tới phòng Tư pháp cấp huyện hoặc công chức Tư pháp cấp xã để giải quyết.

Công chức Bộ phận TN&TKQ

Thực hiện lệnh chuyển hồ sơ trên hệ thống

B2

Lãnh đạo phòng Tư pháp tiếp nhận trên hệ thông để biết, theo dõi thực hiện.

Công chức Tư pháp tiếp nhận trên hệ thống, kiểm tra hồ sơ, nếu đủ điều kiện theo quy định thì tiếp nhận, nếu không đủ điều kiện thì trả ngay cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC để hoàn thiện (Phòng Tư pháp nêu rõ lý do trả, việc ban hành văn bản trả lời, văn bản hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ do bộ phận TN&TKQ thực hiện)

Lãnh đạo phòng Tư pháp

Công chức Tư pháp

0.5 giờ

Lệnh tiếp nhận hồ sơ

Tiếp nhận xử lý hoặc lệnh chuyển trả bộ phận TN&TKQ để hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ

B3

Công chức Tư pháp thực hiện việc xử lý hồ sơ hợp lệ: kiểm tra thông tin, đối chiếu sổ hộ tịch,  in bản sao trích lục hộ tịch (nếu có) hoặc ra văn bản trả lời trong trường hợp không có thông tin; sau đó thực hiện lệnh chuyển hồ sơ đến lãnh đạo phòng Tư pháp hoặc lãnh đạo UBND cấp xã để xem xét, ký văn bản trả lời hoặc bản sao.

Công chức Tư pháp

02 giờ

Bản sao trích lục hoặc văn bản trả lời

Lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo UBND cấp xã tiếp nhận trên hệ thống, kiểm tra hồ sơ, kết quả xử lý của công chức chuyên môn, ký bản sao trích lục hộ tịch; nếu không có cơ sở thực hiện thì chuyển công chức chuyên môn dự thảo văn bản trả lời công dân.

Lãnh đạo phòng Tư pháp hoặc lãnh đạo UBND cấp xã

1 giờ

Lệnh tiếp nhận hồ sơ

Lệnh duyệt hồ sơ

Ký hồ sơ

Chuẩn bị kết quả, bàn giao trả Bộ phận Bộ phận TN&TKQ.

Lưu hồ sơ giải quyết trên hệ thống

Công chức Tư pháp

0,5 giờ

Lệnh chuyển kết quả

B4

- Bộ phận TN&TKQ: thông báo hoàn thành DVC cho công dân qua thư điện tử (hoặc tin nhắn), lệnh yêu cầu đơn vị bưu chính trả kết quả.

Chuyển kết quả, danh mục hồ sơcần thu hồi cho đơn vị bưu chính để đối chiếu thông tin hồ sơ và trả cho công dân.

Công chức Bộ phận TN&TKQ

- Bản sao trích lục hộ tịch, bản in hồ sơ do công dân gửi trên hệ thống.

- Biên lai thu phí, lệ phí.

- Phiếu giao nhậnkèm bảng kê danh mục kết quả, hồ sơ cần thu hồi, thông tin địa chỉ người nhận (02 bản)

2

Quy trình trả kết quả giải quyết TTHC qua dịch vụ bưu chính

TT

Trình tự thực hiện

Trách nhiệm thực hiện

Thời hạn thực hiện

Kết quả/sản phẩm

Ghi chú

B1

Thu gom hồ sơ tại Bộ phận TN&TKQ theo thông báo hồ sơ trên hệ thống; Thực hiện kiểm đếm, ký xác nhận bảng kê giao nhận (ghi rõ ngày, giờ)

Nhân viên bưu chính

2 đợt: Trong khoảng thời gian 11h00 và 16h00 hàng ngày

- Bản sao trích lục hộ tịch, bản in hồ sơ của công dân.

- Biên lai thu phí, lệ phí.

- Phiếu giao nhận hồ sơ kèm bảng kê danh mục kết quả, hồ sơ cần thu hồi, thông tin địa chỉ người nhận (02 bản)

B2

Chuyển phát kết quả đến địa chỉ người nhận (là người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch)

- Trước khi trả kết quả: Kiểm tra, ký đối chiếu với bản chính thành phần hồ sơ cần thu hồi gồm:

+ Tờ khai theo mẫu có chữ ký của người yêu cầu.

+ Bản chụp giấy tờ tùy thân của người được cấp bản sao trích lục và của người yêu cầu.

+ Bản chính văn bản ủy quyền (trong trường hợp người yêu cầu không phải là người được cấp bản sao trích lục); Bản chụp giấy tờ chứng minh mối quan hệ (ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em ruột) giữa người yêu cầu và người được cấp bản sao trích lục (trường hợp ủy quyền không công chứng, chứng thực).

- Trả kết quả, yêu cầu người nhận kiểm tra kỹ thông tin tại bản sao trích lục hộ tịch.

- Chuyển biên lai, thực hiện thu lệ phí, cước bưu chính.

- Thực hiện việc ký xác nhận việc trả kết quả.

Nhân viên bưu chính

Theo chỉ tiêu thời gian quy định

-Thu hồi các giấy tờ theo danh mục.

- Thu lệ phí, cước bưu chính

- Giấy biên nhận kết quả.

Tối đa 03 lần chuyển phát.

Trường hợp công dân không cung cấp đủ các giấy tờ theo danh mục thì tạm dừng việc trả kết quả và đề nghị công dân hoàn thiện hồ sơ hoặc liên hệ cơ quan hành chính đã giải quyết để thống nhất.

B3

- Nhân viên bưu điện chuyển trả các kết quả không phát được đến người yêu cầu (nếu có)

Nhân viên Bưu chính

8 ngày kể từ khi nhận kết quả từ Bộ phận TN&TKQ

Hồ sơ trả lại (không phát)

Khi giao nhận 2 bên ký nhận vào 2 liên bảng kê

Đối soát xác nhận thanh toán lệ phí thu hộ, chuyển hồ sơ thu hồi, giấy tờ xác nhận việc nhận kết quả của người yêu cầu

 02 lần/tuần (thứ Ba, thứ Sáu)

Lệ phí

Tài liệu thu hồi (đã phát)

Giấy biên nhận, có chữ ký người nhận

Lập bảng kê danh sách chuyển phát và đối soát các số liệu hàng tháng.

Bộ phận TN&TKQ đối soát chuyển trả đơn vị bưu chính trong vòng 03 ngày làm việc.

Trong khoảng ngày thứ 01 đến 05 hàng tháng

Biên bản đối soát

B4

Bộ phận TN&TKQ chuyển hồ sơ thu hồi (trường hợp đã trả), giấy biên nhận (có chữ ký của người yêu cầu) cho Phòng Tư pháp hoặc công chức tư pháp cấp xã lưu hồ sơ.

Thực hiện việc lưu hồ sơ không trả được cho người yêu cầu.

Xác thực việc hoàn tất Dịch vụ công

Công chức Bộ phận TN&TKQ

1 ngày kể từ khi nhận từ đơn vị bưu chính

Hồ sơ thu hồi

Lập biên bản bàn giao hồ sơ.