Bước

Nội dung

ĐV thực hiện

Thời gian (Ngày LV)

Chuyên môn

Kỹ Thuật

Ghi chú

Bước 1

Công dân vào trang Web DVC mức 3 đăng ký người dùng để đăng nhập sử dụng hệ thống, điền và nộp hồ sơ qua mạng theo hướng dẫn.

Công dân có yêu cầu

1. Công dân tạo tài khoản trên hệ thống, đăng nhập và lựa chọn dịch vụ

2. Khai báo thông tin thủ tục đăng ký theo mẫu được cung cấp

(Đính kèm các tài liệu kiểm  chứng nếu được yêu cầu)

3. Thông báo của hệ thống khi công dân đăng ký thành công

Tổng thời gian thực hiện tiếp nhận yêu cầu, giải quyết yêu cầu đăng ký khai sinh và tiếp nhận hồ sơ thực tế của công dân để thực hiện đăng ký thường trú (thời gian chờ khi khi công dân đến nộp hồ sơ thực tế để thực hiện đăng ký thường trú không tính vào tổng thời gian giải quyết) chuyển cơ quan công an và bảo hiểm xã hội tại UBND phường là 1 ngày làm việc (kể từ ngày tiếp nhận yêu cầu của công dân)

Bước 2

Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ đăng ký của công dân

Công chức bộ phận một cửa

Sau khi nhận được cảnh báo hệ thống (thực hiện theo thời gian làm việc hành chính theo quy định)

1. Bộ phận một cửa thực hiện kiểm tra hồ sơ tiếp nhận.

2. Nếu hồ sơ đủ điều kiện thì thực tiếp nhận hồ sơ và thực hiện chuyển cho bộ phận chuyên môn thụ lý hồ sơ.

- Với bộ hồ sơ không đủ điều kiện, cán bộ 1 của sẽ thực hiện thông báo và gửi hướng dẫn cho công dân.

1. Tiếp nhận hồ sơ công dân đã kê khai (có Popup nhắc việc tại màn hình cán bộ 1 cửa đối với hs công dân nộp DVC) và đồng thời hệ thống sẽ tự động gửi kết quả tiếp nhận công dân qua tin nhắn, qua địa chỉ mail công dân đã đăng ký.

2. Thực hiện lệnh chuyển hồ sơ vào bộ phận chuyên môn.

- Trường hợp không đủ điều kiện cán bộ 1 của nhập nội dung thông báo và hướng dẫn công dân (trên form phần mềm) gửi cho công dân qua tin nhắn, qua địa chỉ mail công dân đã đăng ký DVC

Kết quả tiếp nhận gửi từ hệ thống tới email công dân

BƯỚC 3: CHUYỂN HỒ SƠ TỚI BỘ PHẬN CHUYÊN MÔN (TƯ PHÁP)

3.1

Công chức Tư pháp phường thụ lý hồ sơ

Công chức Tư pháp phường

Công chức Tư pháp - Hộ tịch thụ lý hồ sơ đăng ký khai sinh:

TH1. Trường hợp đạt yêu cầu tiến hành bước tiếp theo:

1. Nhập bổ sung thông tin nghiệp vụ tư pháp hồ sơ vào phần mềm SAM

2. Nhập hồ sơ vào phần mềm của Bộ Tư pháp

+ Lấy mã số định danh

3. Thực hiện in Giấy khai sinh (trên pm SAM hoặc pm Hộ tịch của Bộ)

+ Ghi sổ hộ tịch, in bản chính giấy khai sinh, cấp bản sao giấy khai sinh (nếu có yêu cầu)

4. Thực hiện luân chuyển hồ sơ trên pm SAM sang BHXH và Công an

5. Thực hiện chuyển kết quả (bản chính giấy khai sinh + bản sao nếu có và hồ sơ đăng ký thường trú theo quy định) ra bộ phận một cửa.

TH2. Trường hợp hồ sơ cần xác minh

- Cán bộ Tư pháp phải có văn bản gửi đến Bộ phận “Một cửa” để thông báo hoặc hẹn lại thời gian trả kết quả cho công dân (nếu cần).

TH3. Trường hợp yêu cầu bổ sung hồ sơ:

- Lập phiếu yêu cầu bổ sung chuyển 1 cửa để thông báo hoặc hẹn lại thời gian trả kết quả cho công dân (nếu cần).

+ Lập danh sách nhận hồ sơ với bộ phận một cửa trên pm SAM

+ Xử lý hồ sơ; cập nhập mã số định danh; in giấy khai sinh trên phần mềm; chuyển tiếp thông tin tới cơ quan Công an thụ lý bước tiếp theo trong quy trình (trên phần mềm SAM)

(Lưu ý: Có thể thực hiện chuyển tiếp thông tin tới cán bộ LĐTBXH của phường để cán bộ LĐTBXH nắm bắt thông tin về tình hình cấp thẻ BHYT trên địa bàn theo chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị).

+Lựa chọn yêu cầu xin gia hạn hồ sơ để xác minh trên phần mềm.

+ Chuyển trả thông báo ra bộ phận 1 cửa trên phần mềm

+ Lập phiếu yêu cầu bổ sung trên phần mềm;

+ Yêu cầu bổ sung hồ sơ trả bộ phận một cửa trên phần mềm (nhập nội dung hướng dẫn yêu cầu bổ sung trên phần mềm)

3.2

Giải quyết hồ sơ

Công chức Tư pháp - Hộ tịch

TH1. Đủ điều kiện

1. Nhập bổ sung thông tin nghiệp vụ tư pháp hồ sơ vào phần mềm SAM

2. Nhập hồ sơ vào phần mềm của Bộ Tư pháp

+ Lấy mã số định danh

3. Sau khi hoàn thiện cập nhập, thực hiện gửi bản demo cho công dân

+ Trong trường hợp công dân nhất trí thực hiện các bước quy trình như dịch vụ mưc độ 2

+ Trường hợp công dân có yêu cầu sửa đổi, thực hiện kiểm tra thông tin và sửa đổi sau đó tiếp tục thực hiện quy trình như dịch vụ mức 2

4. Thực hiện in giấy khai sinh (trên pm SAM hoặc pm Hộ tịch của Bộ)

+ Ghi sổ hộ tịch, in bản chính giấy khai sinh, cấp bản sao giấy khai sinh (nếu có yêu cầu)

5. Thực hiện luân chuyển hồ sơ trên phần mềm SAM sang BHXH và Công an

6. Thực hiện chuyển kết quả (bản chính giấy khai sinh + bản sao nếu có) ra bộ phận một cửa

TH2. Gia hạn xác minh hồ sơ

- Lập thông báo gia hạn thời gian giải quyết để xác minh gửi bộ phận 1 cửa để thông báo công dân

TH3: Bổ sung hồ sơ

- Lập thông báo yêu cầu bổ sung gửi bộ phận 1 cửa để thông báo công dân

+ Sau khi hoàn thiện cập nhật, quy trình giải quyết trước khi in/trình ký thì thực hiện bản demo qua địa chỉ email và nhắn tin tới người có yêu cầu xác nhận lần cuối các thông tin (đảm bảo độ chính xác).

+ Lập danh sách nhận hồ sơ với bộ phận một cửa trên pm SAM.

+ Lựa chọn yêu cầu xin gia hạn hồ sơ để xác minh phần mềm.

+ Lệnh chuyển trả thông báo ra bộ phận một cửa trên phần mềm.

+ Lập phiếu yêu cầu bổ sung trên phần mềm;

+ Lệnh chuyển yêu cầu bổ sung hồ sơ trả bộ phận 1 cửa trên phần mềm (nhập nội dung hướng dẫn yêu cầu bổ sung trên phần mềm).

3.3

Nhận kết quả đăng ký khai sinh từ bộ phận tư pháp

Công chức 1 cửa

TH1: Đủ điều kiện

- Bộ phận 1 cửa nhận giấy khai sinh bản chính + bản sao và hồ sơ nhân khẩu

TH2: Xác minh hồ sơ

- Bộ phận 1 cửa thông báo gia hạn thời gian để xác minh hồ sơ từ chuyên môn và chuyển công dân.

TH3: Yêu cầu bổ sung

- Bộ phận 1 cửa nhận thông báo yêu cầu bổ sung từ chuyên môn và chuyển công dân.

1. Lệnh nhận kết quả trên phần mềm SAM, in danh sách giao nhận và ký nhận với cán bộ chuyên môn

2. Lệnh nhận yêu cầu gia hạn thời gian để xác minh, lệnh trả công dân yêu cầu bổ sung trên phần mềm SAM

3. Nhận yêu cầu bổ sung trên, lệnh trả công dân yêu cầu bổ sung trên phần mềm SAM

3.4

Vào sổ trả kết quả tại bộ phận một cửa

Công chức bộ phận 1 cửa

TH1: Đủ diều kiện, đã giải quyết xong

- Bộ phận 1 cửa nhận giấy khai sinh + bản sao (từ bộ phận TP chuyền đến)

- Gửi tin nhắn thông báo có kết quả khai sinh đến công dân (nội dung thống nhất trên phần mềm)

TH2: Xác minh hồ sơ

- Bộ phận 1 cửa nhận thông báo gia hạn thời gian để xác minh hồ sơ từ chuyên môn và chuyển công dân

- Gửi thông báo gia hạn xác minh đến công dân (thống nhất nội dung gửi)

TH3: Yêu cầu bổ sung

- Bộ phận 1 cửa nhận thông báo yêu cầu bổ sung từ chuyên môn và chuyển công dân.

- Gửi thông báo có yêu cầu bổ sung đến công dân (thống nhất nội dung gửi)

1. Nhận kết quả trên phần mềm SAM, in danh sách giao nhận và ký nhận với cán bộ chuyên môn.

- Hệ tống tự động gửi thông báo có kết quả khai sinh đến công dân qua địa chỉ mail và SMS

2. Lệnh nhận yêu cầu gia hạn bớt thời gian để xác minh, lệnh trả công dân yêu cầu bổ sung trên phần mềm SAM

- Hệ thống tự động gửi thông thông báo gia hạn thời gian xác minh công dân qua địa chỉ mail và SMS

3. Lệnh nhận yêu cầu bổ sung trên, lệnh trả công dân yêu cầu bổ sung trên phần mềm SAM

- Hệ thống tự động gửi thông báo có yêu cầu bổ sung đến công dân qua địa chỉ mail và SMS

Công dân đến nhận giấy khai sinh và nộp hồ sơ nhân khẩu (sổ hộ khẩu bản chính)

Đồng thời

- Công dân nộp hồ sơ đăng ký khai sinh và nhân khẩu

- Lấy kết quả giấy khai sinh + bản sao nếu có

Cán bộ 1 cửa nhận hồ sơ khai sinh và nhân khẩu

Cán bộ một cửa

- Cán bộ một cửa nhận hồ sơ khai sinh và đối chiếu kết quả trước khi trả công dân

- Nhận hồ sơ nhân khẩu

=> Chú ý trường hợp khi đối chiếu với hồ sơ công dân thấy không trùng khớp với nội dung khai báo tạm dừng trả kết quả và thông báo tới cá đơn vị liên quan để dừng xử lý hồ sơ

- Lệnh trả kết quả (giấy khai sinh bản chính + bản sao) trên phần mềm SAMs

- Lệnh nhận hồ sơ nhân khẩu trên phần mềm SAMs

BƯỚC 4: CHUYỂN HỒ SƠ CẤP THẺ BHYT (THỰC HIỆN TRÊN PHẦN MỀM); NHẬN KẾT QUẢ BHYT (QUA BƯU ĐIỆN)

(không quá 1.5 ngày)

4.1

Bộ phận Tư pháp hộ tịch

Công chức Tư pháp

* Sau khi hoàn thiện việc đăng ký khai sinh, cán bộ tư pháp hộ tịch chuyển thông tin khai sinh, cán bộ tư pháp hộ tịch chuyển thông tin khai sinh tới Bảo hiểm xã hội quận (qua phần mềm)

- Lệnh chuyển trên phần mềm SAMs sang phần mềm bảo hiểm y tế

4.2

Bảo hiểm xã hội quận nhận hồ sơ từ công chức Tư pháp hộ tịch (trên hệ thống phần mềm BHXH)

Bảo hiểm xã hội quận

1. Bảo hiểm xã hội Quận tiếp nhận yêu cầu cấp thẻ Bảo hiểm y tế trên Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam do UBND phường chuyển tới, sau đó xử lý dữ liệu, thực hiện in thẻ BHYT, danh sách và biên bản giao nhận thẻ.

2. Chuyển danh sách, biên bản giao nhận và thẻ BHYT về UBND phường qua đường bưu điện

1. Bảo hiểm xã hội thực hiện import vào phần mềm của bảo hiểm xã hội và thực hiện in thẻ bảo hiểm theo quy định.

4.3

UBND phường

Công chức bộ phận 1 cửa

1. UBND phường nhận thẻ Bảo hiểm y tế và Biên bản giao nhận thẻ BHYT.

2. UBND phường chuyển giao kết quả cho Bộ phận “Một cửa” của UBND phường.

1. Thực hiện nhận kết quả từ BHXH chuyển về trên phần mềm SAMs

2. Thực hiện lệnh chuyển kết quả ra một cửa trên phần mềm

4.4

Bộ phận 1 cửa tiếp nhận kết quả từ BHXH quận (qua đường bưu điện)

Công chức bộ phận một cửa

1. Tiếp nhận kết quả

2. Cập nhật tình trạng hồ sơ trên hệ thống

BƯỚC 5: CHUYỂN HỒ SƠ ĐĂNG KÝ THƯỜNG TRÚ - NHẬN KẾT QUẢ

Thời gian giải quyết hồ sơ đăng ký thường trú tại cơ quan công an cấp quận là 1.5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

5.1

Bộ phận Một cửa giao hồ sơ đăng ký thường trú cho Công an phường

1. Bộ phận 1 cửa thực hiện bàn giao hồ sơ đăng ký thường trú cho công an phường và thực hiện in danh sách giao nhận, có ký nhận

Bộ phận 1 cửa lệnh chuyển hồ sơ và in danh sách giao nhận trên phần mềm

5.2

Công an phường chuyển hồ sơ cho công an cấp quận/huyện giải quyết

1. Công an quận/huyện tiếp nhận hồ sơ từ công an phường và đối chiếu với thông tin cán bộ Tư pháp phường đã chuyển từ bước 3.

2. Thực hiện cấp đăng ký thường trú

3. Chuyển kết quả đăng ký thường trú về UBND phường.

1. Kiểm tra thông tin trên CSDL dân cư

2.In sổ hộ khẩu (đã có tên của trẻ)

5.3

Công an quận chuyển kết quả đăng ký thường trú cho công an phường để bàn giao cho UBND phường

1. Công an phường bàn giao sổ hộ khẩu cho UBND phường

2. Kết quả bàn giao: Sổ hộ khẩu, danh sách giao nhận

1. Một cửa phường: lệnh nhận kết quả từ công an trên phần mềm SAMs

BƯỚC 6: TRẢ KẾT QUẢ (BHYT; SỔ HỘ KHẨU)

Thời gian hoàn thiện các kết quả (thẻ BHYT, Sổ hộ khẩu) và thực hiện chuyển trả cho Công dân của UBND phường là 0.5 ngày làm việc

Bộ phận một cửa

- Gửi thông báo tới công dân và kết quả giải quyết

- Hệ thống tự động gửi thông báo có kết quả tới công dân qua địa chỉ Email và SMS

BƯỚC 7: CHUYỂN PHÁT KẾT QUẢ CHO CÔNG DÂN (DỊCH VỤ CÔNG MỨC 3)

Đơn vị cung cấp dịch vụ

Phụ thuộc vào đơn vị cung cấp dịch vụ

Thực hiện chuyển phát kết quả đến công dân theo yêu cầu từ UBND phường (kinh phí do công dân tự chi trả)

STT

Tên

Số lượng

Hình thức

Ghi chú

Giấy tờ nộp

1

Tờ khai đăng ký khai sinh

01

Khai trên hệ thống

Kết hợp việc tích hợp số lượng bản trích lục vào nội dung thông tin

2

Giấy chứng sinh

01

Bản chính

Văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh

01

Bản chính

Trường hợp không có giấy chứng sinh

Giấy cam đoan về việc sinh

01

Bản chính

Trường hợp không có người có người làm chứng

3

Sổ hộ khẩu

01

Bản chính

4

Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu

01

Bản chính

5

Văn bản đồng ý của cha, mẹ hoặc cha hoặc mẹ có xác nhận của UBND cấp phường

01

Bản chính

Trường hợp trẻ em không đăng ký thường trú cùng cha, mẹ hoặc cha hoặc mẹ

6

Giấy tờ nộp trong trường hợp khai sinh cho trẻ sinh ra bằng phương pháp mang thai hộ

Văn bản xác nhận của cơ sở y tế đã thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản cho việc mang thai hộ

01

Bản chính

7

Giấy tờ nộp trong trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ bị bỏ rơi

Biên bản xác nhận việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập

01

Bản chính

8

Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục

Văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định

01

Bản chính

Đối với trường hợp người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền.

1. Văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực

2. Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền

01

Bản chính

Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền

Giấy tờ xuất trình

9

Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/CMND/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng) của người yêu cầu đăng ký hộ tịch.

01

Bản chính

10

Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/CMND/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng) của cha/mẹ trẻ

11

Giấy tờ chứng minh nơi cư trú

01

Bản chính

Trong giai đoạn chuyển tiếp

12

Giấy chứng nhận kết hôn của cha/mẹ trẻ

01

Bản chính

Trường hợp cha, mẹ trẻ có đăng ký kết hôn